Sono stati pubblicati ieri nel Supplemento Ordinario n. 20 della Gazzetta Ufficiale n. 59 il d.p.c.m. 3 dicembre 2013, “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” e il d.p.c.m. 3 dicembre 2013, “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.
Si tratta evidentemente di due importanti tasselli per la definizione di un quadro giuridico di riferimento sui processi di digitalizzazione. Dall’entrata in vigore dei due decreti (al trentesimo giorno successivo la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale), saranno abrogate le precedenti fonti di riferimento e segnatamente la Delibera Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 e il d.p.c.m. 31 ottobre 2000. Sotto il profilo operativo, si segnala che i sistemi di conservazione dovranno adeguarsi alla nuova disciplina entro il termine di trentasei mesi decorrente dall’entrata in vigore del d.p.c.m.
Quali, dunque, le principali novità?
Le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione si applicano alle pubbliche amministrazioni, alle società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico, ai privati, ai soggetti esterni cui è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici.
Maggiormente accentuato rispetto al passato il ruolo del responsabile della conservazione di cui sono definiti espressamente i compiti e conseguentemente i profili di responsabilità.
Accentuata è altresì la necessità di un cooordinamento fra le attività del responsabile della conservazione e le attività del responsabile del trattamento dei dati personali. Tuttavia, la novità più rilevante pare essere l’utilizzo della formula “sistema di conservazione” che reca con sé l’idea della conservazione dei documenti quale processo unitario pur se scindibile in distinte fasi.
L’art. 3 del d.p.c.m. prevede quali siano i requisiti che un sistema di conservazione deve garantire. Sotto questo aspetto, particolare rilavanza ha la previsione secondo cui il sistema di conservazione deve garantire l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo conservato dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
Diverse dunque gli aspetti rilevanti di questa nuova disciplina che non mancheranno di essere approfonditi nel nostro blog.
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