Fattura elettronica, così la procedura corretta per la gestione

Vi proponiamo qui l’articolo di Giusella Finocchiaro apparso sul Sole 24 Ore , sezione Quotidiano del Fisco, il 26 giugno  2014.

Con la circolare 18/E del 24 giugno 2014 l’agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti sulla fatturazione elettronica e risposte a specifici quesiti.

Il primo chiarimento è sulla definizione. Per «fattura elettronica», dispone l’articolo 21 del Dpr 633/1972, si intende «la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico». La circolare chiarisce che, per potersi qualificare una fattura come «elettronica» ciò che rileva non è il formato originario, utilizzato per la sua creazione, che può essere anche cartaceo, ma la circostanza che la fattura sia in formato elettronico al momento della sua trasmissione al destinatario. Al contrario, non può qualificarsi come «elettronica» la fattura, creata in formato informatico, che venga inviata e ricevuta dal destinatario in formato cartaceo.

Il secondo chiarimento è relativo all’«accettazione» della fattura. L’articolo 21 del Dpr 633/1972 dispone che «il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario». La circolare precisa che il termine «accettazione», coerentemente con le indicazioni delle note esplicative della Direttiva 2010/45/UE del 13 luglio 2010, nonché sulla base di un’interpretazione letterale, non presuppone un accordo formale (precedente o successivo alla fatturazione) tra le parti. Inoltre, l’accettazione del destinatario non influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica in capo all’emittente. Infatti, come precisato dal paragrafo 1.5 della circolare, se il destinatario non accetta il documento elettronico, l’emittente può comunque procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura creata e trasmessa in modalità elettronica possieda i requisiti di legge (autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità) dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione. Il destinatario, invece, potrà procedere alla stampa. Il punto è di centrale importanza e trova la sua ratio nella volontà di non creare vincoli alla diffusione della fatturazione in modalità elettronica. Non c’è dunque un obbligo di simmetria tra ciò che viene originato e inviato dall’emittente e ciò che viene conservato dal destinatario. Il destinatario di una fattura elettronica, qualora non accetti il processo, potrà materializzare il documento stampando la fattura elettronica e creando così una copia analogica del documento informatico costituito dalla fattura, ai sensi dell’articole 23 del Codice dell’amministrazione digitale.

Un ulteriore importante chiarimento riguarda la «conservazione». Con riguardo alla fase di conservazione, la circolare chiarisce quali siano i vincoli da rispettare nel caso in cui il luogo di conservazione elettronica delle fatture sia in un altro Stato. Questi requisiti potranno trovare compiuta disciplina in un apposito contratto di outsourcing avente ad oggetto la fornitura del servizio di conservazione.

Ancora, con riguardo ai requisiti della fattura che, si ricorda, sono autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità, la circolare precisa che sia il fornitore/prestatore sia il cessionario/committente devono garantire l’autenticità dell’origine della fattura e l’integrità del suo contenuto. Anche in questo caso, non è prevista la simmetria: essi possono scegliere indipendentemente o congiuntamente le modalità attraverso cui garantire i detti requisiti. La circolare ribadisce che la firma elettronica avanzata non è di per sé sufficiente. Possono essere invece utilizzati, a titolo esemplificativo: i sistemi di controllo di gestione; la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente; i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati; altre tecnologie non specificate.

Si conferma che il cedente o prestatore possono incaricare il proprio cliente o un terzo di emettere per loro conto la fattura: in questi casi occorre che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente il quale è tenuto ad apporre la propria firma elettronica qualificata o digitale.

Sono fondamentali gli accordi intervenuti tra il cedente/prestatore ed il cliente/terzo, che possono prevedere l’invio del documento finale già redatto, oppure il semplice flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale, ovvero la sua messa a disposizione. Anche in questo caso è essenziale il contratto di outsourcing. In ogni caso, ribadisce la circolare, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, dal terzo (articolo 21, comma 2, lettera n), del D.P.R. n. 633 del 1972).